MSDM (part 11)

Manajemen Sumber daya Manusia (Pertemuan Ke 11)
Sri Suhandiah S.S.,M.M 


Human Resource Information System

Sistem Informasi SDM (SI SDM)

• Prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,  menarik 

dan memperoleh kembali berbagai data/informasi yg dibutuhkan organisasi ttg SDM dan aktivitas-aktivitas personalia SDM dan  aktivitas aktivitas  personalia,  yang  bertujuan  untuk memudahkan pengambilan keputusan.

• Sering disebut dengan istilah :

– HRIS (Human Resource Information System)

– HRMIS (Human Resource Management Information System)

• Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

ERP System

• Enterprise Resource 

Planning (ERP) merupakan aplikasi bisnis terintegrasi (sistem informasi terintegrasi)  yang bertujuan mengintegrasikan informasi yg diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang

berbeda ke dalam satu sistem basis data.

Karakteristik Informasi

• Timely (tepat waktu)àup to date

• Accurate (akurat)à validitas data

• Concise (ringkas)à  menyerap informasi

• Relevant (relevan)  àsesuai dg kebutuhan

• Complete (lengkap)

Fungsi HRIS

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting  and Hiring) SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan  Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. 

INPUT HRIS

1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.  Bergungsi untuk mengumpulkan data  melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study),  Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), dll

3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data  yang  berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia

• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. 

• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,  yang memberikantunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan

universitas  serta agen tenagakerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

• Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasi yang  menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,  pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaandata dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaan personil

• Intelijen Pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

OUTPUT HRIS

1. SubsistemPerencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2 SubsistemPerekrutan Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan

dan analisis rekruitmen.

3. SubsistemManajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi informasi yang  dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi ahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. 

5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan Benefit berbeda dengan kompensasikaryawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.  Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,  sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun. 

6. Subsistem Pelaporan Lingkungan. Informasi informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan,  kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Read More

MSDM (part 9)

Manajemen Sumber daya Manusia (Pertemuan Ke 9)
Sri Suhandiah S.S.,M.M

Human Resource Management

·         KESELAMATAN & KESEHATAN KERJA

·   K3 bertujuan mencegah, mengurangi, bahkan menihilkan risiko kecelakaan kerja     (zero accident). 

·   Penerapan konsep ini tidak boleh dianggap sebagai upaya pencegahan kecelakaan  kerja  dan penyakit akibat kerja yang menghabiskan banyak biaya (cost) perusahaan,  melainkan harus dianggap sebagai bentuk investasi jangka panjang yang  memberi keuntungan yang berlimpah pada masa yang akan datang. 

·   Sistem Manajemen K3

 Bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur  organisasi ,  perencanaan, tanggung jawab , pelaksanaan,  prosedur,  proses dan  sumber daya  yang dibutuhkan bagi pengembangan penerapan , pencapaian , pengkajian  dan  pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang  aman , efisien dan  produktif organisasi, perencanaan,  jawab,  pelaksanaan, prosedur, penerapan, pencapaian, aman, efisien dan produktif.  (Sumber :Permenaker PER.05/MEN/1996)

·         LATAR BELAKANG KEBIJAKAN

• K3 masih belum mendapatkan perhatian yang memadai semua pihak

• Kecelakaan kerja yang terjadi masih tinggi

• Pelaksanaan pengawasan masih bersifat parsial dan belum menyentuh aspek manajemen

• Relatif rendahnya komitment pimpinan perusahaan dalam hal K3 dalam hal K3

• Kualitas tenaga kerja berkorelasi dengan kesadaran atas K3

• Tuntutan global dalam perlindungan tenaga kerja yang diterapkan oleh komunitas perlindungan hak buruh internasional

• Desakan LSM internasional dalam hal hak tenaga kerja untuk mendapatkan perlindungan

• Masalah K3 masih belum menjadi prioritas program

• Tidak ada yang mengangkat masalah K3 menjadi isu nasional baik secara politis maupun social

• Masalah kecelakaan kerja masih dilihat dari aspek ekonomi, dan tidak pernah dilihat dari pendekatan moral

• Tenaga kerja masih ditempatkan sebagai factor produksi dalam perusahaan, belum dirtempatkan sebagai mitra usaha

• Alokasi anggaran perusahaan untuk masalah K3 relatif kecil

·         TUJUAN PENERAPAN SMK3

• Menempatkan tenaga kerja sesuai dengan harkat dan martabatnya sebagai manusia (pasal 27 ayat 2 UUD 1945)

• Meningkatkan komitmen pimpinan perusahaan dalam melindungi tenaga kerja

• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja untuk menghadapi kompetisi perdagangan global

• Proteksi terhadap industri dalam negeri

• Meningkatkan daya saing dalam perdagangan internasional

• Mengeliminir boikot LSM internasional terhadap produk ekspor nasional

• Pelaksanaan pencegahan masih bersifat parsial

• Perlunya upaya pencegahan terhadap problem sosial dan ekonomi yang tekait dengan penerapan K3

·         Penetapan Kebijakan: Kepemimpinan dan Komitmen

• Membentuk Organisasi K3

• Menetapkan personel yang mempunyai tanggung  jawab  dan  wewenang  yang  jelas  dalam penanganan K3

• Menyediakan anggaran, sarana dan tenaga kerja yang diperlukan dalam bidang K3

• Perencanaan K3 yang terkoordinasi

• Melakukan penilaian kinerja dan tindak lanjut  pelaksanaan  K3  Kepemimpinan  dan  komitmen Kepemimpinan dan komitmen

·         Jaminan Kemampuan

• Sumberdaya

• Tanggung jawab

• Motivasi & kesadaran K3

   • Pelatihan & kompetensi

·         Pendidikan K3

• Penyebab K3:

– Perilaku yang tidak aman sebesar 88%

– Kondisi lingkungan yang tidak aman sebesar 10%

– Keduanya terjadi secara bersamaan

• Upaya pencegahan terhadap kasus K3:      

– memiliki pengetahuan dan kemampuan mencegah kecelakaan kerja

– mengembangkan konsep dan kebiasaan pentingnya keselamatan  dan  kesehatan kerja

   – memahami ancaman bahaya yang ada di tempat kerja

·         Penetapan Kebijakan K3

• Tertulis & bertanggal

• Ditandatangani oleh pengusaha dan atau pengurus

• Memuat pernyataan komitmen dan tujuan K3 perusahaan

• Disosialisasikan/disebarluaskan

• Bersifat dinamik dan ditinjau ulang agar tetap update

Read More